Privacybeleid

1. Inleiding

LookDay B.V. (“LookDay”, “wij”, “ons”), bereikbaar via lookday.nl, respecteert de privacy van alle gebruikers van ons platform en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten van LookDay en beschrijft welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken en welke rechten u heeft.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonlijke gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en factuurgegevens die u bij registratie verstrekt.
• Gebruiksgegevens: informatie over hoe u ons platform gebruikt, inclusief inlogmomenten, gebruikte functies en AI-interacties.
• Vastgoedgegevens: woninginformatie, klantgegevens en documenten die u invoert in het platform.
• Wwft-gegevens: identiteitsdocumenten, PEP-screening resultaten, sanctiescreening resultaten en overige gegevens die u verwerkt in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.
• Communicatiegegevens: e-mailberichten, chatberichten, bezichtigingsverslagen en overige communicatie die via het platform wordt verwerkt.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en cookies voor het functioneren van de dienst.

3. Opslag en tenant-isolatie

LookDay maakt gebruik van strikte tenant-isolatie. Dit betekent dat de gegevens van elke gebruiker worden opgeslagen in een afzonderlijk databaseschema. Er is geen mogelijkheid voor andere gebruikers om toegang te krijgen tot uw gegevens. Alle gevoelige gegevens worden versleuteld met tenant-specifieke encryptiesleutels.

Onze servers bevinden zich uitsluitend in EU-West datacenters binnen de Europese Unie. Uw gegevens verlaten nooit de EU. Enterprise-klanten hebben de optie voor een volledig dedicated database-instantie.

4. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren en verbeteren van onze AI-gestuurde diensten
• Het beheren van uw account en abonnement
• Het genereren van AI-content zoals woningbeschrijvingen, documenten en analyses
• Het versturen van service-gerelateerde communicatie
• Het naleven van wettelijke verplichtingen

5. Derde partijen en sub-verwerkers

LookDay maakt gebruik van de volgende derde partijen voor de verwerking van persoonsgegevens. Met elke partij zijn passende verwerkersovereenkomsten gesloten.

Voor meer details over onze verwerkingsafspraken, zie onze verwerkersovereenkomst.

6. AVG/GDPR-rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonlijke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens (“recht om vergeten te worden”). Let op: Wwft-gegevens kunnen niet worden verwijderd gedurende de wettelijke bewaarplicht van 5 jaar. Fiscale gegevens worden 7 jaar bewaard conform de wettelijke verplichting.
• Recht op data-export: u kunt uw gegevens exporteren in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (JSON/CSV). Dit omvat uw accountgegevens, klantgegevens, transactiegegevens en communicatie.
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens opvragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat en deze laten overdragen aan een andere dienstverlener.
• Recht op beperking: u kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.

Om gebruik te maken van deze rechten kunt u contact opnemen via privacy@lookday.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

7. Cookies

LookDay gebruikt uitsluitend functionele en analytische cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van het platform, zoals het onthouden van uw inlogsessie. Analytische cookies helpen ons het gebruik van het platform te begrijpen en te verbeteren. Wij gebruiken geen tracking cookies van derden voor advertentiedoeleinden.

8. AI-verwerking

LookDay maakt gebruik van AI-modellen (Claude door Anthropic, via AWS Bedrock in eu-west-1) voor het genereren van content en analyses. De gegevens die u invoert worden verwerkt door deze AI-modellen uitsluitend ten behoeve van uw verzoek. Uw gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen en worden niet opgeslagen door de AI-dienstverlener. Elke AI-sessie is geïsoleerd per tenant en er vindt geen uitwisseling plaats tussen de contexten van verschillende gebruikers.

9. Bewaartermijnen

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor persoonsgegevens:

• Accountgegevens: duur van het account + 1 jaar na beëindiging.
• Transactiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Wwft-gegevens: 5 jaar (wettelijke bewaarplicht op grond van de Wwft).
• Communicatie: duur van het account.
• Loggegevens: 90 dagen.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens, inclusief uw geïsoleerde databaseschema, volledig verwijderd.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Dit omvat onder andere encryptie van gegevens in transit en at rest, regelmatige beveiligingsaudits, toegangscontrole op basis van rollen en continue monitoring van onze systemen.

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of om gebruik te maken van uw rechten kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming:

LookDay B.V.
E-mail: privacy@lookday.nl
Website: lookday.nl

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).